Organisaatiot ovat heränneet hyvän esitysviestinnän tärkeyteen ja presentaatioiden merkitykseen etätyön ja online-tapaamisten yleistyessä. Kun tietotyö on siirtynyt pääosin etäpalavereihin, emme voi enää käyttää tuttuja fläppi- ja valkotauluja. Yleensä joku valmistelee työstettävästä aiheesta esityksen, josta palaverissa yhdessä keskustellaan.
Kun esitykset ovat nousseet näkyvämpään ja suurempaan rooliin organisaatioissa, myös niiden nykytilaan on herätty: esitysviestintää tapahtuu läpi organisaation erilaisissa tilanteissa. Esitykset eivät aina ole silmää hiveleviä tai edes ymmärrettäviä kokonaisuuksia.
Hyvällä esityksellä voi kuitenkin johtaa keskustelua sekä luoda yhteisestä palaverista positiivisen kokemuksen kaikille osallistujille. Tässä artikkelissa avaamme 7+1 käytännön vinkkiä onnistuneen presentaation pitämiseen etätyössä:
- Mieti esityksesi rakenne etukäteen ja suunnittele tauot
- Osallista etäesityksen yleisöä kysymyksillä
- Opettele käyttämään PowerPointin esittäjän näkymää ja kahta näyttöä
- Älä kuormita verkkoa videoilla ja tarkista esityslaitteiden toimivuus
- Älä kirjoita liikaa tekstiä kalvoille – pidä puhe ja esitysmateriaali synkronissa
- Palastele pitkät esitykset ja asiakokonaisuudet useampiin lyhyisiin esityksiin
- Älä pidä etäpresentaatiotasi tiistaina
- Hyvä esitys auttaa myymään ideat, palvelut ja tuotteet
Hyvin suunnitellut esitykset auttavat onnistumaan etätyön vaikuttamistilanteissa
Tavallinen esittäjä ei jaksa tai viitsi kuluttaa aikaansa esityksensä viilaamiseen. Joillekin esitysten teko voi olla tuskaista ja vastenmielistäkin.
Jotkut eivät välttämättä osaa tehdä hyvää esitystä, vaikka haluaisivat, sillä syvällisempi ymmärrys vaikuttavasta esitysviestinnästä puuttuu. Useimmat tunnistavat kuitenkin hyvän presentaation, kun sellaisen näkevät.
Lue vinkit hyvän PowerPoint-esityksen laatimiseen: Mistä on hyvä PowerPoint-esitys tehty?
Mitä enemmän voimme tarjota oikopolkuja esityksissä onnistumiseen, sitä todennäköisemmin esitysten taso nousee läpi organisaation. Ammattilaisen valmiiksi suunnittelemat ja toteuttamat esitykset ovat paras tapa varmistaa, että esityksesi on vaikuttava ja sen viesti ymmärrettävä.
Kaikkia organisaation esityksiä ei kuitenkaan voi teettää ammattilaisilla. Esityksiä pidetään päivittäin hyvin moninaisissa esitystilanteissa aina viikkopalavereista ja koulutuksista myyntitapaamisiin ja johtoryhmäesityksiin.
Hyvin toteutetuilla PowerPoint-mallipohjilla voi auttaa esittäjiä tekemään keskimääräistä parempia esityksiä keskimääräistä pienemmällä vaivalla. Esitysviestinnän kumppanina olemmekin päässeet oivalluttamaan ihmisiä uudenlaisista tavoista esittää ja visualisoida ajatuksiaan selkeiksi kokonaisuuksiksi.
Organisaatio säästää aikaa ja rahaa helpottamalla hyvän presentaation tekemistä
Kun työkalut esityksen luomiseen ovat kunnossa, voi esitystä rakentava työntekijä tehostaa esityksen luomista ja säästää 5-10 minuuttia aikaansa päivässä. Vuosisäästönä pienessä tai keskisuuressa yrityksessä tämä tarkoittaa jopa 2 000 työtuntia vuodessa.
Siis 2 000 tuntia aikaa johonkin tuottavampaan kuin presentaatioiden väkertämiseen.
Hyvillä työkaluilla esittäjät saavat myös enemmän onnistumisen kokemuksia. Onnistumiset merkitsevät todella paljon, jos PPT:n värkkääminen on aikaisemmin ollut pakkopullaa.
Sujuvaa esityksen laatimista tukeva PowerPoint-pohja – kuten mikä tahansa muukin työssä käytettävä työkalu – voi tukea työhyvinvointia ja työtyytyväisyyttä, parantaa esittäjien itsevarmuutta sekä kohottaa mielialaa onnistumisten ja hyvien palautteiden myötä. Sopivan laaja valikoima erilaisia diavaihtoehtoja tuo myös inspiraatiota omien esitysten tekoon.
Lue vinkkimme PowerPoint-pohjan käyttöön: Näin autat organisaatiotasi käyttämään uutta PowerPoint-pohjaa oikein
Millainen on onnistunut etänä pidetty presentaatio?
Hyvä esittäjä rikastaa esityksensä sisältöä omalla puheellaan. Kun puhutun viestin muokkaa erilaisille kohderyhmille sopivaksi, voi esiintyjä hyödyntää samoja dioja useammissa esitystilanteissa. Esitystä rakentaessa kannattaa ensisijaisesti pohtia, mitä kustakin diasta pitäisi jäädä mieleen – eli mitä asioita aiheesta tahdot yleisöllesi korostaa.
Mieti esityksesi rakenne etukäteen ja suunnittele vuorovaikutteisuus
Suurimpia vaaroja etäyhteyden yli pidettävissä esityksissä ovat yksisuuntaisuus ja yksinpuhelu. Monologin riskit korostuvat erityisesti myyntiesityksissä. Suunnittele siis selkeä rakenne esityksellesi ja mieti, missä kohdin pitäisit henkilökohtaisissa kohtaamisissa taukoja, kysyisit kysymyksiä tai keräisit palautetta.
Esittele esityksesi rakenne selkeästi tilaisuuden alussa ja päivitä tilannetta esityksen edetessä. Kuvaa osallistujille pala palalta, mitä he osaavat ja ymmärtävät presentaatiosi jälkeen. Selkeä agenda auttaa yleisöä hahmottamaan, mitä on tulossa ja milloin – agendalla luot siis odotuksia sisällölle, jolloin osallistujat tietävät odottaa heitä kiinnostavia aiheita.
Lue neljän kohdan listamme hyvän esityksen tekoon: Mistä on hyvä PowerPoint-esitys tehty?
Osallista etäpresentaation yleisöä kysymyksillä
Etänä esiintyessä on erityisen tärkeää pitää huolta kuulijakunnan osallistamisesta. Vuorovaikutteisuuden lisääminen tekee osallistumisesta mielekkäämpää ja auttaa osallistujia pitämään ajatuksensa virkeinä. Oman esiintymisen aikana on hyvä kysyä muutakin kuin perinteinen loppulausahdus “Onko kenelläkään kysyttävää?”.
Pohdi siis etukäteen, mitä ja missä kohdissa esitystäsi voisit yleisöltä kysyä. Jos kukaan ei meinaa intoutua vastaamaan, voit osoittaa kysymyksiä tietyille henkilöille ja saada niin keskustelun käyntiin. Jos osallistujia on satoja, hyödynnä esityksissäsi yksinkertaisia kyselyitä eli polleja.
Osallistaminen on erityisen tärkeää, jos haluat presentaatiosi aikana saada osallistujilta palautetta. Hyödynnä osallistamista myös koulutuksissa ja tapaamisissa, joissa läsnä on useampia ihmisiä ja muutamat ihmiset dominoivat keskustelua. Voit aktivoida keskustelua myös käyttämällä esityksesi aikana pienryhmähuoneita.
Opettele käyttämään PowerPointin esittäjän näkymää ja kahta näyttöä
Esittäjänäkymä on hyvä työkalu, sillä sen pidemmät muistiinpanot ovat turvaverkko, jos pelkäät unohtavasi esityksestä jotain. Esittäjän näkymässä pysyt myös kartalla esityksesi etenemisestä ja kestosta.
Opettele käyttämään esittäjän näkymää oikein omassa etäympäristössäsi jo etukäteen, jottet lipsauta esittäjänäkymää liveksi yleisölle itse esityksen sijaan.
Jos sinulla on käytössäsi kaksi näyttöä, on etäesiintymisessä hyvä hyödyntää molempia: voit laittaa esitysruutusi pienempään ikkunaan ja siirtää Teamsissa osallistuvat ihmiset näkymään suoraan kamerasi alle. Näin pystyt puhumaan heille kuin puhuisit suoraan yleisölle ja tilanne tuntuu etäosallistujienkin näkökulmasta oikealta esitystilaisuudelta.
Älä kuormita verkkoa videoilla ja tarkista esityslaitteiden toimivuus
Etänä haasteena voivat olla myös verkkoyhteysongelmat. Vältä siksi näyttämästä esityksessäsi videoita etäyhteyden yli. Jos yleisö on tuttu ja videon toimimattomuus ei haittaa viestisi perille menoa, voit harkintasi mukaan niitä kokeilla. Jos osallistujia on 300, älä ota riskiä: laita mieluummin videot tutustuttavaksi etu- tai jälkikäteen kaikille osallistujille tai pohdi, millä voit korvata videon käyttämisen kokonaan.
Tarkasta laitteidesi kuten mikrofonin ja videon tekninen toimivuus ennen esitystä. Jos osallistujia on paljon, sammuta yleisön videokuvat ja mikrofonit oletuksena, jotta mahdolliset hälyäänet ja ylimääräinen videon lähettäminen eivät häiritse verkkoyhteyttä tai äänesi kuuluvuutta. Suurempien yleisöjen tapahtumissa kannattaa hyödyntää webinaareihin erikoistuneita ohjelmistoja, jotka tekevät tämän oletuksena puolestasi.
Älä kirjoita liikaa tekstiä kalvoille – pidä puhe ja esitysmateriaali synkronissa
Älä kirjoita kalvoille tekstiksi kaikkea sitä, mitä aiot esityksessäsi sanoa. Suuri tekstimäärä on erityisen ikävä yllätys mobiilikäyttäjälle, mutta esitystilanteissa se on aina riski: vastapuoli lukee kymmenen kertaa nopeammin kuin puhut, joten hän ehtii edellesi ja huomio herpaantuu, kun sinä vielä luet kalvosi ensimmäisiä lauseita.
Pidä tavoitteenasi, että kuulija on tarkalleen samassa kohdassa esityksesi aikajanaa kuin sinäkin. Jos todella tarvitset paljon tekstiä kalvoille, tuo asiat näkyviin kohta kohdalta animoinnin turvin. Näin pidät esitysmateriaalin ja puheesi synkassa. Käytä vain yksinkertaisia animointeja, jotta ymmärrettävyys ja näkyvyys eivät kärsi.
Visualisoi viestiäsi yksinkertaisilla keinoilla ja kuvilla – se tuo viestillesi omaksuttavuutta ja näyttävyyttä. Esimerkiksi sisäisessä viestinnässä talousluvut on usein helpompi esittää taulukon sijaan havaintoina: taulukosta voi korostaa havainnot, joita materiaalista on tehty, ja kuvata lyhyesti, mihin havainto johtaa. Näin päästään puuduttavasta taulukon tulkinnasta johtopäätöksiin yhden dian aikana.
Lue lisää keinoista visualisoida esitystä: 9 + 1 oppia visualisointiin
Palastele pitkät esitykset ja asiakokonaisuudet useampiin lyhyisiin esityksiin
Koska istumme niin paljon näytön edessä etänä ja saatamme juosta vain palaverista toiseen päivien aikana, kiteyttäminen ja nopea eteneminen pihviin ovat valttia. Mitä nopeammin pääset itse asiaan, sitä vaikeampi vastapuolen on pitkästyä.
Jos esitettävänäsi on paljon asiaa ja olet tottunut pitämään esimerkiksi kuukausittaisia, tunnin mittaisia henkilöstöinfoja, pohdi etätyöaikana esityksesi pilkkomista viikottaisiksi vartin esityksiksi. Kun aikainvestointi on jaettu useampaan osaan, houkuttelee sisältökin enemmän ja tiedon omaksuminen on helpompaa.
Kun käytät organisaatiosi aikaa, käytä se hyvin. Kuvittele esimerkiksi 2 000 ihmistä istumaan henkilöstöinfoon ja kuuntelemaan huonosti näkyvää tai huonosti rakennettua esitystä. Jos kahden tuhannen ihmisen työaika lukitaan puoleksi tunniksi, se maksaa työaikainvestointina keskimäärin 26 000 euroa. Esityksen kannattaa olla todella viilattu ja harkittu, jotta ajankäyttö on järkevää.
Samaa palasteluajatusta voit hyödyntää sisäisessä muutosviestinnässä: muutokset onnistuvat organisaatioissa paremmin, kun niitä jalkautetaan usealla toistolla pienissä paloissa. Toistojen avulla ylläpidetään muutosta rutiineihin – pyri siis ensin saamaan hyväksyntä pieneen muutokseen ja etene sitten vaiheittain kohti isompaa.
Älä pidä etäpresentaatiotasi tiistaina
Jos voit valita päivän etänä pidettävälle esityksellesi, älä valitse tiistaita. Tutkimusten mukaan tiistai on todennäköisin viikonpäivä, jolloin ihmiset multitaskaavat etäpalaverissa. Multitaskaava yleisö ei jaksa kiinnittää huomiota esitykseesi eikä sitoutua palaverin aiheeseen, joten vähintään osa jakamastasi tiedosta kaikuu kuuroille korville. Multitaskaus on vaarana erityisesti, kun paikalla on paljon ihmisiä, palaverit ovat pitkiä, tai kun palaverit ovat toistuvia ja suunniteltuja.
Tutkimuksesta löytyi muitakin vinkkejä presentaation pitämiseen etätyössä:
- Vältä tärkeitä kokouksia aamuisin, sillä silloin osallistujat lukevat usein samalla sähköpostejaan.
- Vähennä turhien palavereiden määrää – kutsu paikalle vain ne, joita asia koskee.
- Lyhennä palavereiden kestoa ja pidä taukoja, jotta osallistujat jaksavat keskittyä aiheeseen.
- Osallista ihmisiä, jotta heillä on palaverissa aktiivinen rooli. Näin keskittyminen ei herpaannu.
- Salli positiivinen multitaskaus jakamalla agenda etukäteen. Näin osallistujat voivat multitaskata, kun heillä ei ole aiheeseen annettavaa – ja vastaavasti keskittyä ja osallistua silloin, kun aihe on heille tärkeä.
Hyvä esitys auttaa myymään ideat, palvelut ja tuotteet
Esimerkiksi johtoryhmissä esitysten pitäminen on strategisesti tärkeä tilaisuus vakuuttaa vaikkapa ensi vuoden budjetista. Jos haluat luoda innostuksen tunteen kiireisenä ja väsyneenä osallistuviin ihmisiin, paljon on kiinni puheesta ja painotuksista.
Puolet viestistäsi on kuitenkin kiinni siitä, miltä esityksesi näyttää. Jos esityksesi jää mieleen ja aiheuttaa positiivisia tunteita, ideasi menee läpi paremmin.
Etämyynnissä esitys on yleensä tapaamisenne näyttämö. Lisää aloitusdiaan oma kuvasi, jos et pidä videota päällä tapaamisessa. Näin asiakas mieltää sinut eikä Y-tunnustanne paikalla olevaksi asiantuntijaksi. Pohdi myyjänä myös, miten haluat etätapaamisen päättyvän ja suunnittele esityksesi rakenne sen mukaiseksi.
Myytpä ideoita, palveluita tai tuotteita, muista: lyhyeen tapaamiseen ei mahdu montaa diaa – pidä huolta, että aikaa jää myös keskustelulle ja vastapuolen innostumiselle.
Lue lisää: Myyjää tukevat materiaalit kasvattavat tai jarruttavat myyntiänne. Kumman valitsette?
Havain auttaa pitämään onnistuneet presentaatiot etätyössä ja livenä
Etänä esiintyminen tuo aivan eri tason vaatimuksia vaikuttavaan esitysviestintään, ja siksi esitysten tekoa pitäisi tukea organisaatioissa paljon laajemmin. Onnistuneet esitykset tuottavat positiivisia kokemuksia niin esittäjille kuin osallistujille, parantavat esiintyjien itsevarmuutta ja työhyvinvointia.
Kun esitysten teko on sujuvaa, myös työaikasäästöt ovat mittavia. Arvoon arvaamattomaan nousevat käyttäjien koulutukset, mutta myös oikein rakennetut PowerPoint-pohjat, joita autamme rakentamaan vuosien kokemuksella.
Teemme myös käyttövalmiita esityksiä esimerkiksi myyntiesityksiksi, yritysesittelyiksi tai koulutusmateriaaleiksi joko kertapalveluna tai kuukausittaisena kehityskumppaninasi. Usein palveluidemme hyödyntäminen on kustannustehokkaampaa kuin organisaation itse tekemät sisältöpäivitykset, uudet kalvopohjat tai muut pienet muutokset.
 |
Vinkit onnistuneen presentaation pitämiseen etätyössä antoi asiantuntijamme Timo Sorri.
Timo Sorri | seniorikonsultti | timo.sorri(a)havain.fi | 040 040 7611 |
Ota yhteyttä – nostetaan yhdessä esitysviestintänne tasoa!
Kysyttävää? Timo Sorri, timo.sorri(a)havain.fi, puh. 040 040 7611
Haluatko oppia erinomaisen esiintymisen salaisuudet?
Tilaa uutiskirjeemme, niin jo parin klikin kuluttua saat meiltä vinkkejä vaikuttavaan ja ymmärrettävään esitysviestintään.