Uuden PowerPoint-pohjan hankkimiseen on monta ajuria: brändiuudistus, vanhan esityspohjan kevyempi ilmeuudistus, myyntidekin kasvonkohotus, tai muu isompi tai pienempi tarve uudistaa organisaation esitysviestinnän ilmettä.
PowerPoint-esityspohjan uudistamisessa ilme ja visuaalisuus ovat tärkeitä näkökulmia, mutta jopa tärkeämpää on selvittää ja määritellä erilaiset PowerPoint-pohjan käyttötilanteet ja erilaiset käyttäjäryhmät organisaatiossa. PowerPoint-esityksiä hyödynnetään organisaatioissa esimerkiksi:
- Raportoinnissa, jossa kirjataan ylös tärkeää, organisaatiossa säilytettävää tietoa
- Dokumentoinnissa, jolloin vähäsanaisuus ei välttämättä ole hyve, mutta selkeys silti valttia
- Johtoryhmätyöskentelyn tukena, jossa tarve on vakuuttaa ja vaikuttaa esimerkiksi vuosibudjetoinnin tarpeista
- Viikko- ja kuukausipalavereissa tai muissa sisäisen viestinnän tapaamisissa, joissa välitetään tärkeää tietoa oman organisaation sisällä
- Yritysesittelyissä, joissa välitetään yrityksestä mielikuvaa ja brändiä erilaisille sidosryhmille
- Myyntityön eri vaiheissa esimerkiksi asiakastapaamisissa ja tarjousmateriaaleissa, joissa halutaan vakuuttaa kuulija asiantuntevuudesta, laadusta tai kumppanuudesta
- Koulutuksissa, joissa tavoitteena on asioiden jäävän mieleen
Uudistuksessa on myös huomioitava eri tasoisten käyttäjien valtava kirjo, sillä PowerPoint on koko organisaation työkalu aina johtoryhmästä alimmille organisaation tasoille saakka. Eri rooleissa toimivat henkilöt saattavat käyttää PowerPointia päivittäin, viikottain, kuukausittain, tai vain pari kertaa vuodessa.
Hyvä PowerPoint-esityspohja parantaa työhyvinvointia ja työtyytyväisyyttä ja pitää brändi-ilmeen yhtenäisenä
Todella harva yritys kouluttaa työntekijöitään PowerPointin käyttöön, mikä ammattilaisen näkökulmasta kuulostaa hullulta: miksei näin laajasti käytössä olevan työkalun tehokkaaseen hyödyntämiseen investoida?
Kannustamme organisaatioita kouluttamaan, sillä se paitsi tehostaa PowerPointin käyttöä, myös vaikuttaa työtyytyväisyyteen ja työhyvinvointiin sekä brändin ja viestinnän yhtenäisyyteen.
Kiireessä tehty, valmistelematon esitys aiheuttaa esittäjälle kilpajuoksun esityksen parantamiseen sen loppua kohden: esittäjän energia kuluu esityksen aikana sen pohtimiseen, onko hän tarpeeksi kompensoinut puolivalmista esitystään. Viesti voi tällöin jäädä hyvinkin epäselväksi ja esittäjän olo epävarmaksi.
Hyvä esitys taklaa esiintymisjännitystä: kun esittäjä on tyytyväinen esitykseensä, hän menee yleisönsä eteen varmempana ja esitys mahdollistaa hänen onnistumisensa tavoitteessaan. Esittäjä kokee itsevarmuutta ja jännitys sekä stressi vähenevät.
Kun PowerPoint-pohja on suunniteltu niin, että fontit ja värit ovat aina kohdallaan ja viestit esitetty selkeästi, myös brändi pysyy ehjänä ja esiintyjä jää mieleen niin sisäisissä kuin ulkoisissa esityksissä.
Yleisimmät haasteet hyvän PowerPoint-esityksen rakentamisessa
Vaikka organisaatioissa on hyvin erilaisia esitystilanteita ja esittäjinä hyvin eritasoisia PowerPoint-käyttäjiä, yleensä esitysviestinnän haasteet ovat samanlaisia:
- Esityskalvot ovat liian värikkäitä tai levottomia
- Kalvot ovat liian täynnä tekstiä
- Kalvojen välillä on liian vähän vaihtelevuutta
- Viestin tukena ei käytetä visuaalisia elementtejä
- Oman dekin erinomaisuuteen luotetaan niin paljon, että tullaan sokeiksi sen ongelmille
Ongelmat ovat seurausta niin puutteellisista esitysviestinnän taidoista kuin omista asenteista, kokemuksista ja varmuudesta esitysten tekemiseen ja pitämiseen. Asenteet vaihtelevat asteikolla rakastan <> evvk, ja tuovat aivan oman ulottuvuutensa arjessa toimivan esityspohjan rakentamiseen.
Lue täältä lisää hyvän esityksen teosta: Mistä on hyvä PowerPoint-esitys tehty?
Miksi esityspohjaa ei kannata tehdä ja ottaa käyttöön itse?
Brändiä, yritysilmettä ja esitysten vaikuttavuutta vartioivat markkinoijat ja viestijät saattavat kysyä itseltään, kuinka vaikeaa mainostoimiston tekemä graafinen ilme olisi kääntää toimivaksi ja visuaalista silmää miellyttäväksi PowerPoint-pohjaksi itse. Meidäthän opetetaan käyttämään PowerPointia viestinnän työkaluna jo yläasteella!
Harva esityksen ja varsinkaan esityspohjien tekijä kuitenkaan tuntee PowerPoint-työkalua niin hyvin kuin luulee. Arjessa toimivan pohjan rakentaminen vaatii aivan eri tason teknistä ymmärrystä ja asiantuntemusta kuin peruskäyttäjiltä voi olettaa. Huonosti rakennetulla PowerPoint-pohjalla hukkaa koko organisaation aikaa ja rahaa pahimmillaan vuosien ajan.
Lue lisää: Why buy a presentation from a presentation expert?
Miten arjessa toimiva ja hyvää esitysviestintää tukeva PowerPoint-pohja suunnitellaan?
Kehitystyössä on ymmärrettävä monta eri näkökulmaa ja ajateltava kriittisesti asemointeja sekä viestinnän onnistumista hyvin monenlaisissa tilanteissa. On toisaalta ymmärrettävä, miten PowerPoint-pohja tulee teknisesti rakentaa, jotta se tukee käyttöä arjessa mahdollisimman hyvin, mutta myös, millainen esitysviestintä on toimivaa ja ymmärrettävää yleisön kannalta.
Hyvä PowerPoint-pohja tukee organisaation erilaisia käyttötarkoituksia ja taklaa käyttäjien haasteita
Käyttäjiä voi ohjata onnistumaan esityksissään luomalla harkitut PowerPoint-pohjat, joissa mm. kuvien, tekstien ja alaotsikoiden paikat on tarkkaan mietitty ja määritelty. Kun PowerPoint-pohjan halutaan tukevan koko organisaation esitystarpeita, täytyy PowerPoint Master suunnitella ja rakentaa luodinkestäväksi ja oikein toimivaksi hyvin eri tasoisille käyttäjille.
Kehitystyössä Havainin asiakkaiden kanssa lähdemme liikkeelle kysymällä tilaajan kokemuksia ja arjen haasteita aikaisemman PowerPoint-pohjan käytöstä. Pyydämme myös malliksi eri tyyppisiä esityksiä, jotta voimme arvioida nykyratkaisun teknisen tason sekä analysoida kattavasti organisaation PowerPointin käyttöä. Näin osaamme luoda PowerPoint-pohjat, jotka tukevat esittämisen tarpeita ja nostavat esitysviestinnän tasoa kaikissa eri käyttötarkoituksissa ja -tilanteissa.
Lue myös: Myyjää tukevat materiaalit kasvattavat tai jarruttavat myyntiänne. Kumman valitsette?
Käytä teknisiä määrityksiä ja erilaisia asetteluja käyttäjien ohjaamiseen
PowerPoint-pohjien suunnittelussa käyttäjiä voi ohjata hyvään esitysviestintään teknisilläkin jipoilla: esimerkiksi jos käyttäjä lisää tekstiä kalvolle liikaa, automaattisen tekstikoon pienenemisen voi estää Masterin asetuksista. On näet psykologinen juttu, tuleeko seinä vastaan kirjoittaessa vai ei – yleensä ihminen mieluummin tiivistää viestiään kuin näkee itse vaivaa fontin pienentämiseen.
Luomme myös useita eri vaihtoehtoja esitysdiojen rakenteille, jotta erilaisille viestintätarpeille löytyy omat asettelunsa. Esimerkiksi prosessien tai prosessivaiheiden kuvaamiseen, kahden asian vertailuun tai aikajanojen esittämiseen voi luoda omat PowerPoint-esityspohjansa. Erilaisilla asetteluvaihtoehdoilla käyttäjät voivat luoda ymmärrettävämpiä, tiiviimpiä dioja ja tekstimääriä.
Lue myös: Placeholder and the magic of it in PowerPoint
Kun käyttäjät ovat selvillä eri asetteluvaihtoehdoista, he uskaltautuvat rikkomaan rutiinejaan, eivätkä aina valitse ensimmäistä tarjolla olevaa diaa. Houkuttelevien ulkoasujen myötä esitysten tekijät rohkaistuvat miettimään, mitä haluavat kullakin dialla kertoa, ja mikä olisi paras tapa esittää oma viesti.
Näin otat PowerPoint-pohjan käyttöön niin, että koko organisaatio osaa käyttää sitä oikein
Suosittelemme, että kun PowerPoint-pohjaa uudistetaan, linjataan koko organisaatiolle selkeästi uudistuksen syyt ja luodaan motivaatio muutokseen hallitusti ja johdonmukaisesti käyttäjiä auttaen ja silmällä pitäen.
Vaikka kyse on brändin johtamisesta, tulee muutoksesta viestiä käyttäjien – ei brändin – näkökulmasta. Uudistuksen tarkoituksena ei siis ole ottaa käyttöön uutta, nättiä PowerPoint-pohjaa. Sen tarkoituksena on helpottaa asiantuntevan, brändinmukaisen esityksen laatimista ihan kaikille, jotka PowerPointia organisaatiossa käyttävät.
Järjestä info- tai lanseeraustilaisuus PowerPoint-pohjan käyttöönotosta
Uuden pohjan täytyy olla löydettävissä ja hyödynnettävissä kaikentasoisille käyttäjille. Selvitä IT:ltä, onko uusi pohja mahdollista ajaa kaikille koneille Office-teeman osaksi. Jos tällaista mahdollisuutta ei ole, tallenna pohja kansioon tai työtilaan, jonka kaikki tietävät ja johon kaikilla on pääsy. Muista poistaa myös vanhat masterit käytöstä.
Suosittelemme, että järjestät uuden pohjan käyttöönotosta info- tai lanseeraustilaisuuden, jossa välität tietoa uuden pohjan saatavuudesta ja käytöstä. Voit pitää samalla pienen koulutuksen, jossa kerrot uuden PowerPoint-pohjan elementeistä, mahdollisuuksista ja asetteluista ja niiden käyttötarkoituksista.
Hyvällä infotilaisuudella taklaat mahdollisia osaamispuutteita, luot edellytyksiä onnistua ja rohkaiset uuden pohjan käyttöön. Tavoitteena on, että jokainen uusi esitys olisi lanseerauksesta lähtien luotu uudella, yhtenäisellä ilmeellä. Lanseeraustilaisuudessa on hyvä kertoa myös, mitä esityksiä markkinointi tai viestintä siirtää käyttäjien puolesta uudelle pohjalle, ja kuka auttaa mahdollisissa ongelmatilanteissa.
Kouluta käyttäjiä myös lanseeraustilaisuuden jälkeen
Muista, että uutta, hienoa PowerPoint-pohjaa ei ehkä uskalleta käyttää, eivätkä käyttäjät välttämättä luota omiin kyvykkyyksiinsä uuden pohjan käytössä. Koulutuksia kannattaakin järjestää riittävästi uuden pohjan käyttöönoton jälkeenkin.
Kouluta uuden PowerPoint-pohjan käyttöönoton yhteydessä myös seuraavat asiat:
- Kun kopioit vanhoja esityksiä uuteen pohjaan, PowerPoint todennäköisesti osaa heittää osiot, kuten otsikot, tekstit ja kuvat, oikeille paikoilleen. Asemoinnit eivät kuitenkaan välttämättä pysy ehjinä, eivätkä fontit, värit tai luettelotasot toimi oikein – vaihto uudelle pohjalle vaatii siis aina manuaalista työtä ja tarkistusta.
- Kun liität materiaaleja vanhasta esityksestä uuteen, mukana voi tulla myös vanha PowerPoint-master kaikkine diavariaatioineen. Voi olla vaikea huomata, että vanhat ja uudet masterit menevät sekaisin PowerPointin uumenissa. Käyttäjät eivät usein edes tajua tehneensä virhettä ennen kuin 40-megaiset sähköpostit eivät enää menekään läpi vastaanottajalle. Liitä siis aina esitysmateriaalit säilyttämättä muotoiluja.
Havain auttaa uuden PowerPoint-pohjan käyttöönotossa ja organisaation kouluttamisessa
Huomaathan esityspohjasi tarpeiden kehittyessä, että kukaan ei halua vaihtaa PowerPoint-pohjaa jatkuvasti. Ota uusi esityspohja tarvittaessa testikäyttöön pienelle tai isommalle tiimille ennen koko organisaatiolle lanseerausta, jotta voimme huomioida erilaiset esitysviestinnän tarpeet mahdollisimman kattavasti PowerPoint-pohjaa uudistaessamme.
Havainilta saat apua onnistuneen infotilaisuuden pitämiseen, sekä käyttäjäkoulutuksiin niin admineille kuin peruskäyttäjillekin. Haluamme luoda teille edellytykset onnistua PowerPoint-vinkkien antajana ja tulevien pohjapäivitysten tekijöinä – mutta voit aina soittaa meille, kun tarvitset uudenlaista esityspohjaa tai muutoksia vanhaan.
 |
Vinkit onnistuneeseen PowerPoint-pohjan käyttöönottoon antoi asiantuntijamme Karoliina Ahtiainen.
Karoliina Ahtiainen | projektipäällikkö | karoliina(a)havain.fi |0400 974 833 |
Ota yhteyttä – nostetaan yhdessä esitysviestintänne tasoa!
Kysyttävää? Timo Sorri, timo.sorri(a)havain.fi, puh. 040 040 7611
Haluatko oppia erinomaisen esiintymisen salaisuudet?
Tilaa uutiskirjeemme, niin jo parin klikin kuluttua saat meiltä vinkkejä vaikuttavaan ja ymmärrettävään esitysviestintään.