Millainen on hyvä PowerPoint-esitys? Tyypillinen vastuuta pakoilevan viestintäkonsultin ympäripyöreä vastaus olisi, että se riippuu yleisöstä ja esitystilanteesta. Me Havainilla uskomme, että toimiva rakenne, iskevä sisältö ja visuaalisesti tyylikäs esitys ovat hyvän esityksen kulmakivet, yleisöstä ja esitystilanteesta riippumatta.
Tässä blogissa käydään läpi neljä yleistä hyvän PowerPoint-esityksen periaatetta. Näiden periaatteiden tunteminen ja noudattaminen varmistavat onnistuneen esiintymisen, olipa yleisönäsi työntekijät, asiakkaat tai sijoittajat.
Blogin lopusta löydät myös Case Studyn ulkoministeriön ja Havainin menestyksekkäästä yhteistyöstä, joka tehtiin hyvän PowerPoint-esityksen neljän periaatteen mukaisesti.
1. Avainkysymys: Tarvitsetko PowerPointia?
Hyvä esitys koostuu kolmesta elementistä:
- Mitä sanot – sisältö, joka vetoaa sekä järkeen että tunteeseen
- Mitä näytät – tukimateriaali
- Mitä olet – oma esiintymistaitosi
Kaikki esitystilanteet eivät suinkaan vaadi PowerPointin (tai muun vastaavan esitysgrafiikkaohjelman) käyttöä. Monessa tapauksessa voit saada parempia tuloksia, kun luotat omaan tarinaasi ja esiintymistaitoosi ja keskityt vuorovaikutukseen yleisön kanssa.
PowerPointin käyttö on yleensä perusteltua, kun sinun tarvitsee:
- Esiintyä suurelle yleisölle
- Esittää runsaasti numeerista aineistoa
- Haluat esittää kuvia tai videota
2. Hyvä PowerPoint-esitys tukee, ei hallitse esitystilannetta
Esitysasiantuntija Dave Paradi tekee joka toinen vuosi kyselyn ”ärsyttävistä PowerPointeista”. Alla oleva kuva vetää yhteen vastaajien mielestä ärsyttävimmät PowerPoint-tavat.
Kolme eniten ärsyttävää tapaa liittyy liialliseen tekstin käyttöön:
- Esittäjä lukee diat yleisölleen, eli aliarvioi osallistujien sisälukutaitoa.
- Teksti diaesityksessä on liian pientä, eli esiintyjä ei ole osannut kiteyttää ajatuksiaan.
- Esityskalvoilla on täysiä lauseita, eli teksti toimii esittäjän muistina ja turvaverkkona.
Runsaan tekstin käyttö ei ole pelkästään epäkohteliasta yleisöä kohtaan, vaan se on myös tehoton tapa kommunikoida. Aivotutkimus kertoo meille, että tekstipitoisen esitysmateriaalin esittäminen pakottaa aivot multitaskingiin (eli lukemiseen ja kuuntelemiseen yhtäaikaisesti), mikä heikentää tiedon omaksumista.
Hyvä PowerPoint-esitys visualisoi sen, mitä esiintyjä puhuu.
Ajattele mainosta moottoritien varressa: ratin takana istuvan täytyy sisäistää olennainen tieto yhden vilkaisun aikana – sitten on keskityttävä taas ajamiseen.
Samoin toimii hyvä PowerPoint-esitys: yleisön päähuomio on puhujassa ja esitysdiojen kautta välitetään vain hyvin keskeisiä viestejä. Suunnittele siis jokainen dia niin, että vaikka yleisö ajaisi sen ohi 120 km/h nopeudella, tärkein jää mieleen.
3. Liikaa mitä tahansa on liikaa
Ylläoleva tutkimustulos osoittaa myös, että PowerPoint-esitysten liian monimutkaiset esitysdiat ja informaatiotulva ovat tyypillinen haaste monissa esityksissä ja organisaatioissa. Esittäjä yrittää tunkea yleisönsä kurkusta alas piirakoita, pylväitä ja viivagraafeja kuin millekin syöttöhanhelle.
Esitysdia voi olla liian monimutkainen, vaikka sillä ei olisi paljoa tekstiä. Esimerkiksi seuraavassa diaesimerkissä on aivan liikaa omaksuttavaa – yhden graafinkin tulkitseminen riittäisi per kalvo.
Olet saattanut myös kuulla ”yksi idea per esitysdia” -periaatteesta. Se on kaunis ajatus, mutta sitä on vaikea noudattaa käytännössä. Joskus sen noudattaminen saattaa olla jopa haitallista. Etenkin silloin, jos haluat rakentaa yleisöllesi ison kuvan useammasta yksityiskohdasta.
Suosittelen noudattamaan mieluummin yksi idea kerrallaan periaatetta. Tällöin et pakkosyötä informaatiota liikaa kerrallaan, muttet myöskään riko ison kuvan ja yksityiskohtien suhdetta.
PowerPointin usein parjattujen animaatioiden käyttö on ihan paikallaan tukemaan yksi idea kerrallaan -periaatetta, joka on esitetty seuraavassa kuvassa: kun graafit tuo näkyviin yksitellen, voi esiintyjä käydä jokaisen läpi vuorollaan ja lopuksi kertoa graafien suhteesta toisiinsa.
Hyvä PowerPoint-dia esittää yhden idean kerrallaan
4. Älä alistu oletukseen
Esittäjät ja esiintyjät alistuvat liian usein siihen, mitä PowerPoint tarjoaa heille oletuksena. Yhdeksän kymmenestä diapohjasta tarjoaa oletuksena otsikon ja tekstilaatikon. Tähän sitten useimmat esiintyjät tekevät nöyrästi juuri sitä, mitä PowerPoint pyytää: lisäävät otsikon ja tekstiä.
Älä alistu oletuksiin, vaan ajattele esitysdiaa tyhjänä kanvaksena. Hyödyntämällä kolmanneksien periaatetta saat aikaan huomattavasti selkeämpiä ja visuaalisesti mielenkiintoisempia dioja. Seuraavissa kuvissa pari esimerkkiä:
Ajattele siis esitysdiaa kanvaksena, älä teleprompterina
Case Study: Suomi-emojit Digital Communications Awardsissa
Case Studymme on usean vuoden takaa, mutta sen sisältö kuvaa yhä erinomaisesti hyvän PowerPoint-esityksen suunnittelun periaatteita.
Ulkoministeriön maakuvayksikön vetäjän Petra Theman ja sosiaalisen median asiantuntija Kati Rustholkarhu olivat päässeet Suomi-emojeilla Digital Communications Awards -kilpailuun ja Viral Communications -kategorian finalistien joukkoon. Suomi-emojit ovat siis nämä This is Finland sivuston kautta julkaistut pikkukuvakkeet, jotka levisivät kulovalkean lailla maailmalle vuoden 2015 joulukuussa.
Suomen ulkoministeriön kanssa samassa kategoriassa kilpailivat mm. Game of Thrones -sarjan kampanjallaan suuri brittiläinen TV-kanava Sky sekä useat tunnetut markkinointiviestintätoimistot.
Saimme kunnian työskennellä tämän pitch-esityksen parissa, kun Petra lähestyi meitä tällaisella toimeksiannolla:
Pitäisi tehdä tajunnan päräyttävä esitys/pitch Suomi-emojeista, joka saa kestää max. 8 minuuttia. Esitellään kahteen pekkaan ThisisFINLAND some-vastaavan Kati Rustholkarhun kanssa EU Digital Communications Awardsin jurylle meidän keissi Berliinissä ja sitten saman päivän illalla tiedetään ollaanko hyviä runner-uppeja vai voittajia. Kilpailu on aika veristä, mm. tosiaan Game of Thrones samassa sarjassa meidän kanssa shortlistalla parhaana viraalikommunikaationa.
Eli ei sitten ehkä mentäisi ihan perus-ppt-setillä, vaan jotain muuta pitäisi keksiä.
1. Tarvitaanko PowerPointia tai muuta esitysgrafiikkatyökalua?
Emoji-esityksessä oli tarpeena visualisoida lukuja (Suomen sijoituksia maakuvatutkimuksissa ja maavertailuissa, emojien aiheuttamaa reaktiota mediassa ja sosiaalisessa mediassa), esittää videota ja kuvia. Tämä ei yksinkertaisesti onnistu ilman esitysgrafiikkaa. Niinpä PowerPointin käyttö oli perusteltua emoji-esityksessä.
2. Miten PowerPoint saadaan tukemaan, mutta ei hallitsemaan esitystilannetta?
Eli miten vähentää tekstiä ja lisätä grafiikan käyttöä? Tässä muutamia esimerkkejä dioista, joilla runsas tekstiesitys on muutettu visuaalisempaan muotoon. Esityksen kokonaisilme on rakentunut, millekkäs muullekaan, Suomi-emojeille.
3. Onko jotain kaikesta huolimatta liikaa?
Vaikka diat kääntyivät visuaalisempaan asentoon, siitä huolimatta monella niistä oli niin paljon tavaraa, että oli syytä soveltaa yksi idea kerrallaan -periaatetta. Alla esimerkkjä siitä, miten yksittäisiä esitysdioja rytmitettiin tukemaan yksi idea kerrallaan -periaatetta esittämisessä.
Menikö kaikki sitten kuin Strömsössä?
Ei tietenkään. Petra Themanin lyhentämätön kommentti ensimmäiseen esitysversioon oli: ”Olin siis hakemassa tajunnan räjäyttävää pitchausta, jotain uutta tapaa kertoa se tarinamme, en niinkään uutta ppt-esitysversiota. ”
Ensimmäisessä versiossa olimme liian orjallisesti noudattaneet Suomi Finland -brändin oletuksia. Ja nyt (jälleen kerran mitään sensuroimatta): ”vastassa maailman suurimmat markkinointiviestintätoimistot ja Game of Thrones, for god’s sake!”
Ei siis muuta kuin lusikka kauniiseen käteen ja rukkaamaan esitystä uuteen uskoon. Nyt piti ottaa käyttöön huomattavasti voimakkaammin vielä neljäs periaate.
4. Missä voisimme yllättää kaikki ohittamalla oletukset?
Osassa esitysdioja oli syytä murtautua kokonaan irti Suomi Finland -brändin oletuspohjista. Joten…
Miksi siis emme toisi esiin perisuomalaista hulluutta heti otsikkodialla?
Tai miksi sanoa asioita pienesti, kun ne voi sanoa myös isosti?
Miksi emme käyttäisi jo valmiiksi hyvän vastaanoton saaneita emojeita isosti kuvittamaan esitystä?
Tulokset
Kuinka lopulta kävi? Twiitit ja kuvat puhukoon puolestaan.
We won!!! Viral Communication of the year. #FINemoji #DCA2016 @ Kino… https://t.co/FV16JbxPrd
— Petra Theman (@PetraTheman) September 29, 2016
Finland #emoji wins Viral communications #DCA2016 in Berlin. Yeah! @DigitalC_Awards pic.twitter.com/tAfbhqYYVF
— thisisFINLAND (@thisisFINLAND) September 29, 2016
Congratulations to #MinistryOfForeignAffairsFinland for winning Viral Communications. #DCA2016
— Digital Awards (@DigitalC_Awards) September 29, 2016
Kun haluat hioa oman pitch deckisi, myyntiesityksesi, yritysesittelysi, tai muun esityksesi – ota yhteyttä!
Timo Sorri, timo.sorri(a)havain.fi, puh. 040 040 7611
Haluatko oppia erinomaisen esiintymisen salaisuudet?
Tilaa uutiskirjeemme, niin jo parin klikin kuluttua saat meiltä vinkkejä vaikuttavaan ja ymmärrettävään esitysviestintään.