Miten helppoa tänä päivänä onkaan järjestää tapaaminen kotisohvalta käsin. Olen itse viimeisen vuoden aikana palaveerannut videolla mm. USA:han, Etelä-Afrikkaan, Sveitsiin, Britteihin ja Australiaan – mutta myös Helsinkiin, Espooseen, Vantaalle, Tuusulaan, Turkuun ja Joensuuhun.
Monessa organisaatiossa videotapaamiset ovat arkipäivää. Monessa ne eivät vielä kuitenkaan ole. Joskus syynä saattaa olla jälkeen jääneet IT-palvelut, mutta useammin kylläkin tottumus tai yrityskulttuuri.
Etä- ja videotapaamiset vyöryvät tavalliseksi osaksi arkipäivää vääjäämättä. Esimerkiksi pankit ja lääkäriasemat ovat jo alkaneet hyödyntää etätapaamisia osana asiakaspalvelua.
Etäesittämiseen liittyy tiettyjä asioita, joita on hyvä noviisina tiedostaa.
-
Et pääse harrastamaan small talkia tai rikkomaan jäätä, kuten fyysisen tapaamisen tai esityksen tapauksessa
-
Et näe yleisöäsi tai saa palautetta miten hyvin ihmiset seuraavat sisältöä
-
Olet tekniikan armoilla, joka useimmiten toimii, mutta joskus se ei toimi
Huomioi nämä asiat etäesittämiseen valmistautumisessasi
1. Tarkista tekniikka – varsinkin, jos esität suuremmalle yleisölle
Varsinkin jos esiinnyt laajemmalle yleisölle, niin ei ole mitään turhauttavampaa kuin tuhlata aikaa tekniikan kanssa säätämiseen. Esiintymistilanne jännittää usein jo valmiiksi, joten mikä tahansa ongelma tekniikan kanssa livelähetyksessä muuntuu aivoissa yhtäkkiä kvanttifysiikaksi.
Aloita esitykseen valmistautuminen tekniikan testaamisella ajoissa. Jos kyseessä on muutaman ihmisen videotapaaminen, niin 10 minuuttia ennen tapaamista riittää tekniikan toimivuuden tarkistamiseen.
Broadcast tyyppisissä esityksissä on syytä ottaa testilähetys päivää ennen varsinaista esitystä.
Katso myös: How to present in the digital age
2. Sulje ylimääräiset ohjelmat ja ilmoitukset
Itselläni ainakin jää aina taustalle aiemmin käytettyjä ohjelmia auki. Ne voivat aiheuttaa ikäviä yllätyksiä esimerkiksi haluamalla päivityksen ja tietokoneen uudelleen käynnistyksen kesken esityksen. Samoin kalenterimuistutukset, sähköposti- tai Whatsapp-ilmoitukset voivat aiheuttaa kiusallisia tilanteita silloin kun jaat omaa työpöytääsi videopalaverin osallistujille.
3. Kirjoita itsellesi selkeä käsikirjoitus, miten esityksesi etenee, jotta olet kartalla itse
Hyvä käsikirjoitus on arvokas apu varsinkin silloin kun esiinnyt laajalle yleisölle. Jos tekniikan kanssa pieni hikka, niin eipä ongelmaa, olet itse hyvin kartalla missä kohtaa asiaa olit etenemässä.
Toisin kuin fyysisessä esityksessä, kukaan ei edes näe, että käytät muistiinpanoja.
4. Tee esitykseesi selvät paikkamerkinnät missä kohdassa esitystä kuljetaan
Yleisön keskittymiskyky on videoesityksissä heikkommin paikalla, kuin fyysisissä kohtaamisissa. Videopalaverista on helppo hypätä kurkkaamaan sähköpostia, lukemaan iltapäivälehteä tai vaikka tuijotella horisonttiin ikkunasta.
Tämä on hyväksyttävä. Joskus ihmiset tulevat kuulemaan sinua vain jonkin yksittäisen tärkeän asian tiimoilta. Siksi helpotat myös näiden esityksestä sisään ja ulos hyppivien elämää merkitsemällä selkeästi esitysmateriaaliin missä vaiheessa esitystä olet etenemässä.
5. Aktivoi yleisöä
Varsinkin laajemmissa kokouksissa tai webinaareissa et tiedä miten yleisö seuraa ja sisäistää sisältöä. Siksi on hyvä, että mietit etukäteen keinoja, joilla testaat aktiivisuuden astetta ja asian sisäistämistä.
Esimerkiksi äänestysten, kysymys-vastaus osioiden avulla voit vuorovaikuttaa yleisösi kanssa, vaikket heitä näekään.
Neljä sovellusta, joilla voit tehdä etäesityksiä
1. PowerPointin oma broadcast
Jos käytät esittämiseen PowerPointia, niin voit lähettää esityksesi verkkoon suoraan PowerPointista. Tarvitset PowerPointin lisäksi Office365 tunnuksen, jotta pääset kirjautumaan lähetyspalvelimeen.
PowerPoint tarjoaa sinulle linkin, jonka avulla kuka tahansa voi katsoa esityksen verkkoselaimella. Kätevä tapa esittää siinä tapauksessa, jos et pysty luomaan verkkotapaamista, vaan puhut esimerkiksi neuvottelupuhelun kautta.
Katso esimerkki alla olevasta videosta.
https://www.youtube.com/watch?v=SlDjQMkX-L8
2. Showell
Showellin esityssovellus mahdollistaa kaikkien yleisimpien tiedostomuotojen esittämisen, niin etänä kuin livenä. Se toimii keskitettynä kanavana kaikille erilaisille myynnin aineistoillesi, kuten myyntiesityksille, asiakasreferensseille, tuotekonfiguraattoreille, laskureille, 3D-malleille jne. Keskittämällä eri myyntisisältösi Showellin myyntisovellukseen, ne ovat aina muutaman klikkauksen takana. Showell on saatavilla myös täysin ilmaiseksi. .
3. Seidat
Seidat esitysjärjestelmä mahdollistaa myös live-esittämisen. Seidatissa on perustoiminnallisuuten Seidat Live, jonka avulla voit pitää esityksen samalla tavoin kuin PowerPointin broadcast-palvelulla. Sinä kontrolloit mitä vastaanottaja näkee.
4. Skype for Business
Skype ja Skype for Business lienee yksi yleisimpiä sovelluksia videopuhelu/-tapaamiskäyttöön. Tutustu sovelluksen Share screen toiminnallisuuksiin.
5. Google Hangout
Google Hangout on Googlen sovelluspakista löytyvä Skypea vastaava videotapaamistyökalu. Google Hangoutista löytyy myös mahdollisuus jakaa ruutu kaverille.
Ajattele, mitä helppoutta videotapaamiset tuovat arkeen. Tarvitset vain kannettavan tietokoneen, verkkoyhteyden ja kuulokemikrofonin. Sen sijaan, että ajan tapaamiseen jo pelkästään pääkaupunkiseudulla puoli tuntia suuntaansa, niin napsautat videotapaamisen päälle missä ikinä oletkin.
Vaikka tekniikan alkusäätöön menisi se kymmenen minuuttia säästät joka tapauksessa lähes tunnin aikaa.
Säästö on helppo laskea myös euroiksi. Sanotaan, että sinulla on vuodessa 150 tapaamista, joista puolet hoidat videotapaamisella. Keskimääräinen matka-aika on tuo mainittu tunti ja kilometrejä kertyy keskimäärin vaikka 40. Säästö on siis:
Päälle tulee mukavuushyödyt siitä, että ei tarvitse istua ruuhkissa ja kärsiä stressiä tekemättömistä asioista.
Sano siis ensi kerran rohkeasti: ”En jaksa tulla sinne, sopiiko jos esitän etänä?”